Әдістемелік құрылымда іс жүргізуді ұйымдастыру

1. 
   1997 ж. 11.07. №151-1 « Қазақстан Республикасындағы тілдер туралы » Заң.
   
2. 
   Қазақстан Республикасы Президентінің 2001ж. 07.02. № 550 Жарлығымен бекітілген «Тілдерді қолдану мен дамытудың 2001-2010 ж. арналған мемлекеттік бағдарламасы».
   
3. 
   Қазақстан Республикасы экономика және сауда министрлігінің стандарттау, метрология және сертификаттау жөніндегі комитетінің 2001ж. 22.10. № 376 бұйрығымен бекітілген « Ұйымдастырушылық - өкімдік құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар. ҚР СТ 1042-2001».
   
4. 
   Қазақстан Республикасы экономика және сауда министрлігінің стандарттау, метрология және сертификаттау жөніндегі комитетінің 2001ж. 14.05. № 140 бұйрығымен бекітілген « Іс жүргізу мұрағат ісі. ҚР СТ 1037-2001».
   
5. 
   Қазақстан Республикасы Президентінің 2001 ж. 16.03. № 573 «Қазақстан республикасы ұлттық ақпараттық инфоқұрылымын қалыптастыру мен дамытудың мемлекеттік бағдарламасы туралы» жарлығы.
   
6. 
   Қазақстан Республикасы 2003ж 07.01.№370-2 «Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы » заңы.
   
7. 
   Қазақстан республикасы мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігі Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитет төрағасының 2003ж. 29.04. №33 «Қазақстан Республикасының мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың Турапатты ережелері туралы » бұйрығы.
   
8. 
   Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2004ж. 17.04. №430 «Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарындағы электрондық құжат айналымының ережесі » Қаулысы.
   
9. 
   Қазақстан Республикасы Білім және Министрлігінің 2006ж. 28.12 №666 «Қазақстан Республикасы Білім және ғылым Министрлігінің іс жүргізуді мемлекеттік тілге кезеңмен көшіру жөніндегі 2007 жылға арналған іс-шаралар жоспарын бекіту туралы» бұйрығы.
   
10. 
    Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу туралы журналы.
    

Іс қағаздарын жүргізу қызметі арнайы жүйе ретінде мемлекеттік басқару аппаратымен бірге қалыптасты деуге болады. Басқару аппараты атқарған жұмыстарын құжаттап отыруға және өзінің құрамдас бөліктері арасында «тігінен», «көлденеңінен» бағытта құжатталған ақпараттар алмасуға мүдделі болады. Осымен бірге басқару жүйесінің әрбір тарихи кезеңіне сәйкес іс қағаздарын жүргізу қызметінің сипаты да өзгеріп отырады. Іс қағаздарын жүргізу қызметі басқару жүйесін бейнеледі, оны орнықтырды әрі сол жүйемен бірге өзгерістерге де түседі.

• 
  Ұйым туралы ереже
  
• 
  Құрылымдық бөлімшелер (қызметтер) туралы ережелер
  
• 
  Алқалы органдар мен ұйым кеңестері туралы ережелер, комиссия, кеңес, басқарма, мәжіліс, сараптау комиссиясы немесе директорлар кеңесі туралы ереже. Ережелер тұрақты қызмет ететін алқалы және кеңесші органдар үшін де, уақытша құрылған органдар үшін де жасалады.
  
• 
  Түрлі конкурстар мен өзге де шаралар өткізу туралы ережелердің де көп түрлері жйі кездеседі.
  

1. 
   Жалпы ережелер
   
2. 
   Негізгі міндеттер
   
3. 
   Функциялар
   
4. 
   Құқық
   
5. 
   Жауапкершілік
   
6. 
   Өзара қарым-қатынас (тараулар жайлы толық мәлімет орыс тіліндегі мәтінде беріледі)
   

Құжат ұйымда жасалып немесе бір жақтан келіп түскеннен кейін, бұл фактыны тіркеуге алу қажеттігі туады. Өйткені тіркеу осындай құжаттың бар екендігін немесе болғандығын дәлелдеу үшін керек. Бұл операция құжат жайлы тиісті мәліметтерді жазу және оған тіркеу нөмірін беру арқылы жүзеге асырылады. Құжаттың тіркеуге алынуын қамтамасыз ететін жұмыс техникасы жіктеу және индекстеу процестерін қамтиды. Жіктеу мен индекстеу құжаттарды тиісінше байламдарға бөліп, топтастыруға және маңыздыларын айқындауға мүмкіндік береді. Бұл және барлық құжат кешенінің логикалық құрылымдарын өзіндік ерекшеліктеріне қарай реттеуге анықтамаларды дұрыс пайдалануға көмек береді

Ұйымда жасалған және сырттан алынған құжаттар бар, тұрақты түрде және ұзақ уақыт қолданыстан түспейді, енді бір құжаттар бар, аз ғана уақыт қолданылғаннан кейін қажеттілігі біртіндеп азая бастайды. Яғни қысқа ғана уақыт пайдаланылады. Егер құжаттарға уақытылы сараптама жүргізіліп, құндылығы аз ақпараттарды жоюға бөліп отырмаса, онда ұйымда көп ұзамай қосымша қаржылық және материалдық шығындарды қажет ететін үлкен мұрағаттық материалдар жиналып қалады. Бірақ қолда құжаттарды іріктеу ісін жүргігуге негіз болатын нормативтік құжаттар болуға тиіс. өйткені құжаттарды заңсыз түрде жою- қылмыс. Ең соңында ұйым жұмыс барысында қалыптасқан құжаттар мен істердің жоғалып кетпеүі үшін олардың тиісті есебін жүргізіп отыруы қажет.

Бұның барлығы да жоғарыда аталған проблемаларды болдырмас үшін әмбебап нормативтік құжат қажет екенін аңғартады. Міне, осы құжаттың аты істер номенклатурасы деп аталады.

Қазақстан Республикасының СТ 1037-2001 «Іс жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар» аталатын мемлекеттік стандартында былай деп көрсетілген: « Істер номенклатурасы: ұйымда пайда болған, сақталу мерзімдері көрсетіліп, белгіленген тәртіпте рәсімделген істер атауларының жүйеленген тізбесі ». Істер номенклатурасы істердің жіктелуін, индекстелуін, жүйеленуін және сақталу мерзімдерін ресми бекітеді, сондай-ақ ол алғашқы есепке алу құжаты болып табылады.

Құжаттардың ақпараттық мәні оларды бірнеше топқа бөлуге мүмкіндік береді. Бүкіл ұйымның, сондай-ақ құрылымдық бөлімшелерді негізгі қызмет көрсететін ақпараттары бар құжаттар (Басшылық, жоспарлау, қаржыландыру, өндіріс, маркетинг, бақылау және т.б.) неғұрлым бағалы құжаттар болып есептеледі.

1. 
   Закон Республики Казахстан «О языках в Республики Казахстан» от 11.07.1997г. №151-1.
   
2. 
   «Государственная программа функционирования и развития языков на 2001-2010 годы», утвержденный Указом от 07.02.2001 года № 550 Президента Республики Казахстан.
   
3. 
   «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. СТ РК 1042-2001», утвержденный Приказом от 22.10.2001г. № 376 Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Министерства экономики и торговли.
   
4. 
   «Делопроизводство и архивное дело. СТ РК 1037-2001г.», утвержденный Приказом от 14.05.2001г № 140 Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Министерства экономики и торговли.
   
5. 
   Указ Президента Республики Казахстан от 16.03.2001г. № 573 «О Государственной программе формирования и развития национальной информационной инфраструктуры Республики Казахстан».
   
6. 
   Закон Республики Казахстан от 07.01.2003г. № 370-2 «Об электронном документе и электронной цифровой подписи ».
   
7. 
   «Типовые правила документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан», утвержденный Приказом Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 29.04.2003г. № 33.
   
8. 
   «Правила электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан», утвержденный Постановлением правительства Республики Казахстан от 17.04.2004г. № 430.
   
9. 
   Приказ «Об утверждении Плана мероприятий Министерства образования и науки Республики Казахстан по поэтапному переходу делопроизводства на государственный язык в 2007 году» № 666 от 28 декабря 2006г.
   
10. 
    Журнал «Делопроизводство в Казахстане».
    

«ведение канцелярских дел». Именно так толкует данный термин словарь русского языка С.И.Ожегова, а так же словарь, подготовленный Институтом русского языка АН России.

• 
  Положение об организации.
  
• 
  Положения о структурных подразделениях (службах).
  
• 
  Положение о коллегиальных и совещательных органах (комиссии, совета, правления, совещания, положение об Экспертной комиссии или о Совете директоров). Положение разрабатывается как для постоянно действующих коллегиальных и совещательных органов, так и для временно действующих.
  

1. 
   В целях организации процессов документирования и управления документацией при реализации основных задач и функций в организации создается документационная служба, действу­ющая на правах структурного подразделения.
   
2. 
   Документационная служба возглавляется начальником и непосредственно подчиняется руководителю организации.
   
3. 
   В состав документационной службы, как правило, включаются подразделения по учету и регистрации, контролю исполнения, совершенствованию работы с документами и внедрению тех­нических средств, рассмотрению обращений граждан, секретариат руководства, ведомственный
   архив организации.
   
4. 
   Работа документационной службы регламентируется настоящим Положением. Деятель­ность работников документационной службы регламентируется соответствующими должностными инструкциями.
   
5. 
   Документационная служба в своей работе руководствуется законодательством Республики Казахстан, актами Президента Республики Казахстан, актами Правительства Республики Казахстан, нормативными правовыми актами уполномоченного государственного органа управления архивами и документацией Республики Казахстан, распорядительными документами и указаниями руководителя организации и настоящим Положением.
   
6. 
   Руководство документационной службы должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.
   
7. 
   Документационная служба имеет круглую печать с обозначением своего наименования.
   

Основными задачами документационной службы являются:

1. 
   Совершенствование форм и методов работы с документами в организации;
   
2. 
   Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, соз­дания и ведения информационно-поисковых систем, контроля исполнения документов и подготовки документов для передачи в ведомственный архив организации в соответствии с действующими нормами;
   
3. 
   Сокращение объема документооборота и количества форм документов в организации;
   

1. 
   Разрабатывает и совершенствует классификаторы документов, образующихся в деятельности организации;
   
2. 
   Осуществляет первоначальную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку документов;
   
3. 
   Организует своевременное рассмотрение руководителем организации входящих документов, осуществляет контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководителю;
   
4. 
   Осуществляет контроль за исполнением документов в установленные сроки, регулярно информирует руководителя организации о результатах исполнения документов;
   
5. 
   Формирует и ведет контрольно-справочную и другие картотеки;
   
6. 
   Организует печатание, копирование и оперативное размножение документов;
   
7. 
   Разрабатывает и согласовывает с соответствующим государственным архивным учреждением проекты бланков организационно-распорядительных документов организации;
   
8. 
   Разрабатывает инструкцию по делопроизводству и другие нормативно-методические документы по документированию и управлению документацией;
   
9. 
   Разрабатывает номенклатуру дел организации, обеспечивает оперативное хранение дел и их использование до передачи в установленном порядке в ведомственный архив;
   

10. 
    Разрабатывает мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, повышению исполнительской дисциплины;
    
11. 
    Осуществляет контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях, организует экспертизу ценности документов с целью их отобрана хранение и уничтожение;
    
12. 
    Организует повышение деловой квалификации работников документационной службы, проводит совещания-семинары и консультации по вопросам документирования и управления документацией;
    
13. 
    Организует рабочие места, в том числе их автоматизацию.
    

Документационная служба имеет право:

1. 
   Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами;
   
2. 
   Запрашивать от структурных подразделений организации сведения, необходимые для ра­боты документационной службы;
   
3. 
   Осуществлять контроль за сокращением объема документооборота в организации;
   
4. 
   Проводить проверку организации документирования и управления документацией в структурных подразделениях и доводить итоги данных проверок до руководителя организации для при­нятия соответствующих мер;
   
5. 
   Возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушениями установленных правил.
   

6. 
   Подписывать, утверждать, визировать документы;
   
7. 
   Разрабатывать и издавать документы в пределах своей компетенции;
   
8. 
   Вносить на рассмотрение руководителю организации представления о приеме, поощрении, наказании, увольнении работников службы;
   
9. 
   Вносить предложения руководству организации о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.
   

Документационная служба несет ответственность за:

1. 
   Обеспечение установленного порядка работы с документами в организации;
   
2. 
   Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников документационной службы.
   

Документационная служба взаимодействует:

1. 
   Со структурными подразделениями организации - по вопросам документирования и управления документацией;
   
2. 
   С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;
   
3. 
   Со службой перевода - по вопросам перевода документов на государственный, русский и иные языки;
   
4. 
   С отделом защиты информации - по вопросам обеспечения режима секретности, недопущения утечки конфиденциальной информации, утрат официальных документов, пропускного режима в здании;
   
5. 
   С отделом кадров и бухгалтерией - по вопросам подбора и расстановки кадров документационной службы и повышения их квалификации;
   
6. 
   С отделом материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания - по во­просам обеспечения средствами вычислительной и организационной техники, бланками организационно-распорядительных документов и канцелярскими принадлежностями;
   
7. 
   С информационным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно-методических документов.
   

подпись

С положением ознакомлены:

00.00.0000

Таким образом, независимо от средств и способов обработки информации – ручной или автоматизированной, требуется эффективная система поиска.

После создания или получения документа возникает необходимость где-то и как-то зафиксировать этот факт, чтобы в дальнейшем иметь достаточную уверенность и доказательность, что документ действительно был. Эта операция производится путем записи необходимых сведений о документе и присвоении ему регистрационного номера. Техника, обеспечивающая фиксацию документа, включает: классификацию и индексирование, которые дают надлежащее связывание, группировку и определение важных документов, организуют логическую структуру всего документального комплекса и его последовательность, а также облегчают последующее пользование и обращение за справками.

Хочу обратить внимание на то, что созданные и полученные документы имеют неравнозначную ценность. В одних документах будет постоянная или длительная потребность, в других – краткосрочная. Если не проводить оценку документов и не уничтожать малоценную информацию, то вскоре в организации накопится большой архив, требующий дополнительных финансовых и материальных затрат. Но при этом необходимо иметь нормативный документ, на основании которого будет производиться отбор документов, так как существует уголовная ответственность за незаконное уничтожение документов.

И, наконец, в организации необходим учет документов и дел, созданных в процессе работы, чтобы исключить их потерю.

Таким образом, необходим универсальный нормативный документ, который смог бы обеспечить решение всех перечисленных проблем. Таким документом является номенклатура дел. В Государственном стандарте РК СТ РК 1037 2001 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» записано: «Номенклатура дел: Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием срока их хранения, оформленный в установленном порядке». Номенклатура дел официально закрепляет классификацию, систематизацию дел и сроки хранения, а так же является первичным учетным документом.