11
1-
ТАРАУ
Іс қағаздарын жүргізу тарихы жəне
жіктемесі
1.1. Құжат ұғымы жəне функциясы
Адам баласының жазуды меңгергеннен кейінгі ісінің басы құжат
жасау болған. Бұған адамзат тарихында затты-нақты айғақтар
жеткілікті. Түрлі болжамдар мен салмақты ғылыми ізденістер
нəтижесінде жарық көрген сүбелі дүниелер де көп. Оның барлығына
тоқталып жатуды былай қойғанда, атауларын тізіп шығудың өзі мол
көлемді талап етеді. Сондықтан біз бұл жерде тақырыпқа қатысты
негізгі мəселелерді қысқаша тұжырымдап берумен шектелгенді жөн
көріп отырмыз. Сонымен, іс қағаздарын жүргізудің басты өзегі құжат
дегеніміз не?
Құжат деп қандай да бір зат туралы ақпаратты тіркеуге, беруге
жəне сақтауға қызмет ететіннің барлығын атаймыз. Басқаша айтқанда,
құжат – ақпараты бар материалдық тасымалдаушы. Мұндай
тасымалдаушы ретінде қағаз, компьютер дискісі, фото жəне
кинопленка жəне т.б. қызмет етуі мүмкін. Іс құжаты əкімшілік (басқару)
ақпаратты белгілеу үшін қызмет етеді.
Фабрика өнім шығаратыны секілді, əкімшілік басқармалары құжат
шығарады. Мұның айырмасы фабрика үшін өнім шығару оның мақсаты
болса, əкімшілік басқарудың мақсаты басқару қызметі болып
табылады. Оны іске асыру үшін ол құжатпен ресімделуі керек.
«Құжат» ұғымы білімнің көптеген саласында қолданылып, тұтас
бір ғылыми пəндер қатарындағы зерттеу объектісі болып табылады.
Бұл ғылымдардың əрқайсысы құжатқа анықтама беруде қандай
өлшемдер (құжаттың мəні, нысаны, ақпаратты жазу мен дыбыстап
бейнелеу тəсілі т.б.) негіздеме ретінде алынғанына қарай өз тəсілдерін
ұсынады.
Құжат ұғымына берілген анықтамаларды көктей шолғанда,
зерттеу нысанасы мен міндеттеріне қарай айырмашылықтардың да
бар екендігін байқаймыз. Құжат ұғымын деректану саласы кең ауқымда
түсіндіреді. Ол бойынша, құжат – объективті өмір шындығы мен
адамның ой қызметіне қатысты ақпараттарды арнайы материалға кез
келген тілде, кез келген тəсілмен бекіту құралы. Деректануда құжат –
арнайы ақпарат жеткізуге арналған объект.
Бұл ретте, біз құжаттың пайда болу тарихы мен эволюциясына
көз жүгіртіп көрейік. «Құжат» ұғымы өзінің даму жолында айтарлықтай
өзгерістерге ұшыраған. Латын сөзі
doceo алғашында «үйретемін»,