Асқаров Нұрлан Əуезханұлы Нəлібаев Жəнібек Бəкірұлы Белғара Біржан Байғараұлы

 
217
5 жылдан 20 жылға дейін, сондай-ақ олардың материалдық негіздеріне 
қарай  (дыбысбейнелік,  электрондық  құжаттар)  3  жылдан  5  жылға 
дейінгі мерзімдер аралығында дифференцияланады. 
Іс қағаздарын жүргізумен шұғылданатын мамандар жұмысындағы 
маңызды жəйттердің бірі құжаттарды тиісті дəрежеде сақтау мəселесін 
шешу болып табылады. Ведомстволық мұрағаттар жұмысының негізгі 
ережелеріне  сəйкес  ұйымдарға  құжаттарды  уақытша  сақтауға 
байланысты  едəуір  күрделі  талаптар  қойылады.  Олардың  ең 
маңыздыларына тоқталсақ, мыналар:  
•  мұрағат қоймасы бөлек ғимаратта болуы, оның қазіргі заманғы 
өртке  қарсы  қолданылатын  құралдармен,  күзет  жəне  өрт 
сигнализацияларымен қамтамасыз етілуі тиіс; 
•  мұрағат  қоймасын  жертөледен  (подвал),  ғимаратқа  қосымша 
жайлардан (цокольдық бөліктерінен) жасауға рұқсат етілмейді; 
•  мұрағат 
қоймаларына  коммуникациялық  су  жүйелерін 
жүргізуге рұқсат етілмейді; 
•  сөрелерде  сақтау  металл  стеллаждар  арқылы  ғана  жүзеге 
асырылады; 
•  температуралық-ылғалдылық 
режимі  мен  жарықтандыру 
режиміне байланысты бірқатар талаптар белгіленген. 
Əрине,  құжат  сақтауға  байланысты  бұл  көрсетілген  талаптарды 
орындауға  ұйымдар  мен  жеке  компаниялардың  көп  жағдайда 
шамалары келе бермейді. Оның негізгі себептері мыналар: 
•  көрсетілген  талапқа  сəйкес  жайлардың  тапшылығы  немесе 
тіпті болмауы; 
•  орын  жайларды  барлық  қажетті  жүйелермен  (өрт  жəне  күзет 
сигнализациялары,  өрт  сөндіру  жүйесі,  металл  стеллаждар 
т.б.) жабдықтауға жұмсалатын шығынның көптігі; 
•  қаржының жетіспеуі; 
•  бұл  міндеттерді  атқаруға  қабілетті  білікті  қызметкерлердің 
болмауы. 
Бұл  проблемалар  коммерциялық  негіздегі  жылжымайтын 
мүліктер  бағасының  қымбаттау  тенденциясына  байланысты  (сатып 
алу да, жалға алу да) одан əрі күрделене түсуде. Бұл компаниялардың 
мұрағат  қоймасы  ретінде  пайдаланатын  қосымша  қымбат  орын 
жайлар  əзірлеуден  бас  тартуына  мəжбүр  етеді.  Ұйымдардың  өз 
мұрағаттарын  бұл  мақсатқа  бүтіндей  сай  келмейтін  орындарда: 
гараждарда,  жертөлелерде,  шатырларда,  жалға  алынған  пəтерлерде 
т.б.  жерлерде  сақтайтын  жəйттері  де  аз  ұшыраспайды.  Мұндай 
жағдайда ұйым өз құжаттарын толығымен жоғалтып алу қаупіне жақын 
тұрады. Ал егер ұйым бақылаушы органдарға талап еткен құжаттарды 
көрсете алмайтын болса, бұл экономикалық шығынмен қоса əкімшілік 
санкцияларға да жол ашады.  

 
218
Қазақстан  Республикасының  «Ұлттық  мұрағат  қоры  жəне 
мұрағаттар 
туралы» 
Заңына 
сəйкес 
мемлекеттік 
мұрағат 
функцияларына  ең  алдымен  Ұлттық  мұрағат  қоры  құжаттарын  жинау, 
тұрақты  сақтау  жəне  олардың  пайдаланылуын  ұйымдастыру  міндеті 
енеді. Осылайша мемлекеттік мұрағаттар ұйымдарға олардың Ұлттық 
мұрағат  қорына  енбейтін  құжаттарын  (бухгалтерлік  құжаттар, 
корреспонденциялар,  ішкі  саясат  пен  процедуралар  т.б.)  сақтауға 
байланысты  көмек  көрсете  алмайды.  Бұл  əсіресе  коммерциялық 
ұйымдар  үшін  көкейкесті  мəселеге  айналып  отыр.  Өйткені  оларда 
түзілетін құжаттардың басым көпшілігі Ұлттық мұрағат қорына енбейді.  
Нарықтық  экономика  мен  қызмет  көрсету  саласының  дамуына 
байланысты  соңғы  кездері  Қазақстанда  да  қызмет  көрсетудің  мүлдем 
жаңа  –  +жаттарды  офистен  тыс  са тау  деп  аталатын  түрі  пайда 
болды.  Бұл  түр  +жаттарды  сыртта  са тау  немесе  +жаттарды 
алыста са тау деп те аталады.  
Офистен тыс сақтау индустриясы Америка Құрама Штаттарында 
өткен  ғасырдың  орта  шенінде  дүниеге  келген.  Қазіргі  кезде  бұл 
индустрияда  мыңдаған  компаниялар  жұмыс  істейді. Олар  құжаттарды 
кəсіби  деңгейде  сақтау  қызметін  бүкіл  дүние  жүзіне  ұсынады. 
Құжаттарды офистен тыс  сақтаудың негізгі идеясы не?  
Құжат  сақтайтын  кез-келген  кəсіби  компаниялардың  жұмыс 
принципі қазіргі заманғы мұрағат қоймаларын жасау болып табылады. 
Ол  қоймалар  кез  келген  ұйым  өз  құжаттарын  ақылы  негізде  уақытша 
сақтауға  қоя  алатындай  əзірленіп,  тиісті  дəрежеде  жабдықталған 
болуы  қажет.  Мұндай  компаниялар  тікелей  құжат  сақтау  қызметімен 
бірге, əдетте, мынадай қосымша қызметтер де ұсынады: 
•  мұрағат орындары үшін кеңсе тауарлары мен іске жұмсалатын 
материалдар сату (мұрағат корапшалары, файлдар, папкілер); 
•  құжаттарды мұрағаттық өңдеу; 
•  құжаттарды  индекстеу  (неғұрлым  тиімді  тəсіл  –  құжаттар  мен 
мұрағат қорапшаларын индекстеуде штрих-код технологиясын 
пайдалану); 
•  құжаттарды  клиенттің  талап  етуі  бойынша  оның  офисіне 
жедел жеткізу; 
•  ақпараттардың  магниттік  негіздерін  (дискілер,  дискеттер, 
стриммерлік ленталар, компьютерлік қатқыл дискілер) сақтау; 
•  құжаттарды  сақтау  мерзімі  өтуіне  байланысты  жабық  түрде 
жою; 
Міне, осылайша коммерциялық мұрағат арқылы оның клиенттері 
іс  жүзінде  құжаттарды  сақтау  мен  өңдеуге  байланысты  көрсетілетін 
қызметтің  барлық  түрін  пайдалана  алады.  Құжаттарды  офистен  тыс 
сақтау  индустриясының  кең  қанат  жая  бастауына  негізгі  себептер 
айқын: 
мұндай 
компаниялардың 
клиенттері 
өз 
құжаттарын 

 
219
коммерциялық 
мұрағатқа 
орналастыру 
арқылы 
бірқатар 
артықшылықтарға ие болады, атап айтқанда: 
-  құжаттарды  сақтауға  кететін  шығын  мөлшері  азаяды.  Көп 
жағдайда 
құжаттарды 
компания 
офисінде 
сақтау 
оларды 
коммерциялық мұрағатта сақтағаннан əлдеқайда қымбатқа түседі; 
- штат пен жабдықтар алуға кететін шығын қысқарады; 
-  құжаттарға  бақылау  күшейеді.  Бұл  өте  маңызды  фактор. 
Өйткені  статистикаға  қарағанда  коммерциялық  ақпараттардың сыртқа 
өтіп  кетуі  мен  корпоративтік  шпионаждың  95  пайыздан  астамы 
компанияның  өз  ішінен  шығатын  жəйттер  екен.  Өзінің  құпия,  жабық 
құжаттарын  осылайша  офистен  тыс  жерде  сақтап,  оларға  қол 
жеткізілуін  шектеу  арқылы  компания  ақпараттардың  сыртқа  өтіп  кету 
қаупін  елеулі  дəрежеде  азайтады.  Мұнымен  қоса  кəсіби  мұрағат 
компаниялары  көп  жағдайда  сақтаулы  құжаттар  есебін  жүргізудің 
айтарлықтай  тиімді  жүйелерін  қолданады.  Бұл  құжаттар  қозғалысы 
жөнінде  клиентке  əртүрлі  есепті  мəліметтер  беріп  отыруға  мүмкіндік 
жасайды; 
- құжаттардың сақталу жағдайы жақсарады. Құжаттарды арнаулы 
жабдықтары  бар  мұрағат  қоймаларында  сақтаудың  жөні  бөлек  екені 
белгілі. Мұнда олардың сақталу жағдайы да жақсы болмақ; 
-  офистегі  пайдалы  алаң  көлемі  кеңейіп,  персоналдардың  еңбек 
жағдайы  жақсарады.  Құжаттарының  бір  бөлігін  офистен  тыс  сақтауға 
беру  арқылы  ұйымдар  негізгі  қызметке  арналған  қымбат  офистік 
кеңістіктерін босатуға мүмкіндік алады. 
Сонымен қатар ерекше атап өтетін бір жəйт, құжаттарды офистен 
тыс  сақтауға  беру  арқылы  ұйымдағы  құжат  айналымы  мен  құжат 
сақтауға  қатысты  проблемалардың  бəрін  шешуге  болады  екен  деген 
ой  тумауы  керек.  Ұйым  жоғарыда  аталған  артықшылықтардың  бəріне 
тек мынадай шарттарды орындағанда ғана ие бола алады: 
-  компанияның  өз  ішінде  құжаттарға  бақылау  жасау  мен  оларды 
игерудің тиімді жүйесі жұмыс істейтін болуы керек. Құжаттарды кəсіби 
компанияға  жай  ғана  сақтауға  беру  құжат  айналымының  бүкіл 
проблемасын шеше алмайды. Бұл процестер нəтижелілігі ұйымның өз 
ішінде  іс  қағаздарын  жүргізу  саласы  бойынша  процедуралар  мен 
саясаттарды  қатаң  сақтауға  байланысты.  Бұл  қызметкерлердің  іс 
қағаздарын  жүргізуді  ұйымдастыру  жөніндегі  жеке  жауапкершіліктерін 
де бекіте түседі. Соңғы кездері қазақстандық ұйымдар өз бизнестерін 
халықаралық  стандарттарға  сəйкес  сертификаттай  бастады.  Бұл 
компания қызметін барлық салада, соның ішінде іс қағаздарын жүргізу 
жұмыстарында да жүйелеуді талап етеді;    
-  офистен  тыс  сақтауға  берілетін  құжаттар  категорияларын 
айқындап  алу  қажет.  Құжаттарды  мұрағат  қоймасынан  алу  қосымша 
шығын  шығару  деген  сөз.  Сондықтан  ұйымның  мұрағаттық  қорына 
енетін  құжаттар  активтілігіне  мұқият  талдау  жасап,  офистен  тыс 
сақтауға  неғұрлым  активті  емес  құжаттарды  ғана  тапсыру  керек.