12
Кіріспе
Жылдан жылға мекемелер мен басқару органдарында электрондық
құжаттар архивін құру, ұйымдастыру және функцияналдану сұрақтары
маңызды болып келеді. Жақын арада электрондық құжаттар архивы
басқарудың барлық деңгейлерінде ақпараттың бай көзі болады деген болжам
жасауға болады. Қағаз құжаттардың көлемі өскен сайын олармен жұмыс
жасау және сақталуын қамтамасыз ету де күрделене түседі. Осыған
байланысты электрондық ақпараттық ресурстарды сақтау мәселелері және
осы мәселелерді шешу осындай типті архивтерді ұйымдастыру әдістемесінде
кілттік мағынаға ие болады.
Жобаның мақсаты – электрондық құжаттар архивін ұйымдастыруды
қарастыру.
Жобаның зерртеу объектісі – электрондық архив жүйелері және Liferay
порталы.
Алға қойылған мақсатты шешу үшін келесі есептерді шешу қажет:
- Электрондық архив ұғымына түсінік беру.
- Электрондық архивті ұйымдастырудың негізгі кезеңдерің қарастыру.
- Электрондық архив құрылымын сипаттау.
- Электрондық архивті техникалық іске асыруды таңдау мәселесін
қарастыру.
- Электрондық архивті техникалық іске асыру жүйесін (корпоративті
портал түрін) таңдау.
- Liferay негізінде электрондық архив құру.
13
1 Электрондық архив
1.1
Электрондық архив түсінігі
Көптеген сөрелер мен қағаздардан тұратын дәстүрлі архивтер біртіндеп
қолданыс аясынан шығып келеді. Қазіргі кезде мекеменің құжаттарын және
басқа да материалдарын электрондық түрде сақтау ыңғайлылырақ. Бұл үшін
электрондық архивтердің ақпараттық жүйелерінің арнайы бағдарламалық
қамтымасы құрылған.
Электрондық архив – мекеменің нақты құрылымы бойынша
құжаттарды сақтауға арналған жүйе. Мекеменің құжаттарын қағаздық түрден
Электрондық ауыстырудың бірнеше себептері бар:
- Кәдімгі архивтің өлшемі сақталатын бөлменің өлшемімен шектелген.
Электрондық архив өлшемі қалағанша үлкен бола алады.
- Көптеген сөрелерден керекті құжатты табу үшін бірнеше сағат немесе
күн қажет. Электрондық архивте бұл операция бірнеше секунд ішінде
жасалынады, себебі іздеумен компьютер айналасады.
- Дәстүрлі архивтік сақтауды қолдану кезінде құжаттарды жоғалту,
жою немесе залалдану қатерімен негізделетін болатын. Ал заманауи
Электрондық архив материалдардың көптеген уақытқа сақталуын толығымен
қамтамасыз етеді. Себебі мәліметтер орталық қорғалған серверде орналасады,
ал қолданушыларға тек қана құжаттардың электрондық көшірмелеріне ғана
рұқсат болады.
Электрондық архивтің эффективті жұмысы үшін ол бірнеше талаптарға
жауап беру керек және қолданушыларды белгіленген мүмкіндікпен
қамтамасыз ету қажет. Архивте жаңа құжаттарды салу мүмкіндігі болу керек.
Қолданушы құжатты көре алу, егерде рұқсат деңгейі болса құжатты өңдеуге
және архивке қайта сақтауға мүмкіндігі болуы қажет. Құжатты басып шығару
немесе элекронды пошта арқылы немесе корпоративті желі ішінде жіберу
мүмкіндігін қарастыру қажет. Электрондық архивке деген ең басты талап
болып әртүрлі критериялар бойынша құжаттарды іздеу мүмкіндігі табылады.
Электрондық архив қолданушылардың құжаттарға деген рұқсатын шектеу
қажет. Құжаттар мен файлдар сақталатын архивтің аппаратық бөлігі сенімді
болу керек және белгілі уақыт сайын резервтік көшірме жасауы қажет. Бұл
бағдарламалық немесе аппараттық сәтсіздіктер кезінде құжаттарды жоғалтып
алмауға мүмкіндік береді. Әрбір құжат немесе архив каталогы мен құрылымы
өзгерісінің журналы да құжат алмасуды басқару үшін пайдалы болып келеді.
Идеалды электрондық архив бар немесе келешекте пайдаланылатын жүйелер
мен деректер қоймаларымен әрекеттесуі қажет.
Жоғарыда көрсетілген талаптардың бәріне жауап беретін электрондық
архивті құру оңай іс емес. Алайда электрондық архивті құруды үш міндетті
кезеңнен тұрады. Біріншіден, электрондық нұсқасы жою немесе жоғалып
кеткен құжаттарды сканерлеу. Екінші кезең – құжаттарды индексациялау.
14
Индексация деп құжаттарды іздеуді жеңілдету үшін құжаттың аты, құрылған
(өзгертілген) мерзімі, сипаттамасы, кілттік сөздерін ендіру. Үшінші кезеңде
архивтің логикалық дұрыс және ыңғайлы құрылымын құрып болғаннан кейін,
оны сандық құжаттармен толтыру қажет.
Электрондық архив құрамында тек қана жеке каталогтар мен құжаттар
ғана емес, басқа да электрондық архивтер болуы мүмкін. Мысалы, мекемеде
бухгалтерлік құжаттар архиві, кадрлар бөлімінің архиві, қоймалық құжаттар
архиві және т.б болуы мүмкін. Алайда олардың бәрі қаржылық архив ішінде,
ал қаржылық архив өз кезегінде мекеменің жалпы электрондық архив ішінде
бола алады.
Электрондық архивтің көптеген артықшылықтарын назарға алып өзінің
құжат алмасуын сандық өріске ауыстырған мекемелер бизнес жүргізу және
жұмыс процестің тиімділігінде үлкен артықшылыққа ие болғаны жайлы
айтуға болады.
1.2
Электрондық архив жүйесі: құрудың түрлері мен кезеңдері
Электрондық құжаттар архивын ұйымдастырудың негізгі кезеңдері
Бағдарламалық қамтыманы құрастыру мен ендіруден бұрын үлкен және
маңызды жұмыс жасау керек. Оның нәтижесі негізінде:
- Электрондық архив қандай болатындығы.
- Мекеменің қажеттіліктеріне қаншалықты жауап беретіндігі.
- Бағдарламаның үзіліссіз жұмыс жасауы үшін қандай ресурстар қажет
болатындығы және олар қаншалықты тиімді қолданылатыны.
- Электрондық архив құрудың бағасы мен жұмыс мерзімі жайлы
мәлімет аламыз.
Электрондық архивті ұйымдастыруда кілттік рольді тапсырыс беруші
атқарады. Себебі ол керекті ақпаратпен қамтамасыз етеді және қажетті
шешімдерді қабылдайды. Алайда бағдарламаушы да осы мәселелерді шешу
үшін кеңес береді.
Электрондық архивті құруға дайындық бірнеше кезеңнен тұрады:
а) Электрондық архив функциясын жоспарлау.
б) Мекеме анализі:
1) Мекеменің қызмет түрі мен өлшемі, коммуникация құралдары
сияқты маңызды деректерді анықтау.
2) Құжаттарды негізгі және қосымша деп екі топқа бөлу.
3) Қағаздық архивтен электрондық архивке ауыстыру керекті
құжаттардың басымдылыған анықтау.
4) Мекеме қолданатын электрондық ақпараттар, электрондық
құжаттарды сақтау форматтары мен әдістерін анализдеу.
5) Электрондық архивте іздеу жүйесі мен электрондық каталог құру
үшін құжаттарға қажетті атрибуттарды анықтау.
6) Мекеменің қызметін автоматтандыру жоспарымен танысу.
в) Электрондық архивтің ішкі жүйелерін құру маңыздылығын анықтау.
