77
лицензиялық алымды төлеу жөніндегі түбіртектер;
əуе билеттерін сатып алу жөніндегі құжаттар.
Мекеме басшысы
______________
Т. Асанов
Құжаттармен жұмыс жүргізуді бір жүйеге келтірмейінше,
кəсіпорын басшысының негізді əрі тиімді шешім қабылдай
алмайтындығын назарда ұстаған жөн.
Кəсіпорын кеңейіп, құжаттар ағыны ұлғайған жағдайда, дербес
құрылымдық бөлімше ашқан дұрыс. Ол мекеменің ішкі жəне сыртқы
құжаттар ағынын реттеп, басқару шешімдерінің дер кезінде
орындалуын қадағалауға, жұмыс тиімділігін арттыруға мүмкіндік
береді.
78
3-
ТАРАУ
Б
АСҚАРУ ҚҰЖАТТАРЫН РЕСІМДЕУ ТƏРТІБІ
3.1. Құжаттардың деректемелерін ресімдеу
Іс қағаздарын жүргізуде мемлекеттік нормативтік актілерде-
стандарттарда белгіленген іс құжаттарын ресімдеуге қойылатын
бірыңғай талаптар мен ережелер бар. Стандарттарда іс құжаттарының
мазмұнына, құрылымына жəне ресімделуіне қойылатын талаптарды
белгілейтін ережелер жазылған. Құжаттарды ресімдеу ережелерін
орындау:
- құжаттың заңды күшін;
- құжаттарды жылдам жəне сапалы əзірлеуді жəне орындауды;
- құжаттарды жылдам іздестіруді ұйымдастыруды;
- оны өңдеуге шығынды азайту үшін іс құжаттарын компьютермен
өңдеуден өткізуді қамтамасыз етеді.
Стандарт ұйымдастыру-басқару құжаттарына қолданылады.
Сонымен, деректеме дегеніміз не? Ол кез келген құжат ресімдеу
элементтерінен (қол қою, күнін көрсету жəне т.б.) тұрады. Осындай
құрамдас бөліктер деректемелер деп аталады. Деректемелер –
қызметтік құжаттарды міндетті ресімдеу элементтері.
Деректемелердің құрамы арнайы мемлекеттік стандартта
белгіленген. Деректемелер құжатта қатаң белгіленген стандарттық
тəртіпте орналасады. Қазіргі іскерлік тəжірибеде жиі кездесетін
құжаттың маңызды деректемесіне мыналар жатады:
Деректемелердің нөмірлері мен атауы мыналарды қамтиды:
03. ұйымның эмблемасы
немесе тауар белгісі
17. мəтіннің тақырыбы
06. ұйымның атауы
18. бақылау туралы белгі
07. ұйым туралы анықтамалық
деректер (байланыс
кəсіпорнының индексі,
почталық мекен-жайы,
телефоны, телеграфтық
адресі, факс, е-мейл, банктің
атауы жəне банктегі шот
нөмірі)
19. құжат мəтіні
08. құжат түрінің атауы
20. қосымшасының бар екендігі
туралы белгі
79
09. құжаттың күні
21. қолы
10. құжаттың тіркеу нөмірі
23.құжатты келісу қолдары
11. құжаттың тіркеу нөміріне
жəне күнінен сілтеме
24. мөрі
13. құжатта оқуға шектеу
белгісі
26. орындаушы туралы белгі
14. адресат
27. құжаттың орындалуы жəне
оның іс құжатына жіберілуі
туралы белгі
15.құжатты бекіту белгісі
28. құжаттың ұйымға түскені
туралы белгі
16. бұрыштама
29. құжаттың электронды
көшірмесінің бірегейлендірушісі
Осы тізімге қарай отырып, мыналарды айтуға болады: бірқатар
деректемелер бір кəсіпорынның əртүрлі құжаттарын ресімдеу кезінде
өзгеріссіз қалады – бұл кəсіпорынның эмблемасы, ұйымның атауы
жəне ұйым туралы анықтамалық деректер. Əрине, кəсіпорын өз атауы
мен эмблемасын немесе мекен-жайын күнде немесе жылда өзгерте
бермейді. Сондықтан кестедегі алғашқы 3 деректеме т+ра ты
деректемелер
деп аталады. Нақты құжатты жасау кезінде
белгіленетін қалған барлық деректемелер (құжат түрінің атауы,
құжаттың күні жəне т.б.) əр түрлі құжатта ерекшеленеді – сондықтан да
оларды ауыспалы деректемелер деп атайды.
Осы схемадан көріп отырғанымыздай, əрбір құжатты негізгі 3
бөлікке бөлуге болады:
- тақырыптық бөлік (оған мəтіннің соңына дейін орналасқан
деректемелер кіреді);
- негізгі бөлік (мəтіннің деректемелері жəне қосымша),
- ресімдеуші бөлік (мəтіннің төменгі жағында орналасқан
деректемелер жəне қосымшалар).
Əсіресе құжатқа заңды күш беретін құжаттың күні, мөрі, тіркеу
нөмірі, бекіту белгісі секілді деректемелердің дұрыс толтырылуы
маңызды болып табылады.
Құжатта деректемелер 2-3 жоларалық интервалмен бөлінеді.
Құжатты дайындау кезінде 6.0 сериялы жəне одан жоғары Word for
Windows мəтін редакторын, № 12 (кейде 14 кегл) кеглді Times New
Roman шрифтін қолдану ұсынылады. Екі немесе одан да көп беттен
тұратын құжатты ресімдеу кезінде екінші жəне одан кейінгі беттері
нөмірленуі керек. Бет нөмірлері парақтың төменгі оң жағына араб
санымен сөз жəне тыныс белгілері қосылмастан қойылуы тиіс.
Бір атар ауыспалы деректемелерді ресімдеу лгілері
80
Бекіту белгісі (грифі)
Бекіту белгісі құжаттың жоғарғы оң бұрышына орналастырылып,
сол жақ шетінен 10 см бос жер қалдырылып басылады. Бекіту белгісі
мынадай сөздерден басталуы керек:
- БЕКІТЕМІН
- құжатты бекітуші тұлғаның лауазымының атауы
- аты-жөні көрсетілген жеке қолы
- бекіту күні
Егер құжатты лауазымды тұлға емес, қаулымен, шешіммен,
бұйрықпен немесе осындай шешім қабылдауға өкілетті органның
хаттамасымен бекітілетін болса, онда Бекіту белгісі (грифі) БЕКІТІЛДІ
деген сөзбен аяқталады.
Адресат
Адресат деректемесі хаттарда, факстерде ресімделеді жəне
лауазымды
тұлға
–
құжатты
алушы
нұсқалады.
Адресат
деректемесінің құрамына почталық мекен-жайды қосу ұсынылады. Ол
құжаттың жоғарғы оң жағына 8 см сол жағынан бос жер қалдырыла
отырып ресімделеді.
$ жат т ріні атауы
Құжат түрінің атауы БАС ƏРІПТЕРМЕН басылып, ұзына бойғы
бланкілерде беттің ортасына орналастырылады жəне бұрыштық
бланкілерде сол жақтың шетінен орын тебеді.
$ жатты к ні
Күн (дата) – құжатқа заңды күш беретін бірден-бір негізгі
деректеме. Құжат түрінің атауы деректемесінің астына сол жақ шеттен
парақтың сол жағына ресімделеді. Құжаттың күні оған қол қойылған,
бекіткен күн болып табылады. МЕМСТ-қа сəйкес күнді ресімдеу
кезінде оны мынадай форматта жазу ұсынылады: мысалы,
Күнді санмен жəне сөзбен ресімдеуге жол беріледі. Мысалы,
31.01.2007 ж. немесе 2007 жылғы 31 қаңтар т.б.
$ жатты жасау орны
Бұл деректеме шетінен сол жағына ресімделеді.
Мысалы:
Алматы қ.
Мəтінні та ырыбы
Достарыңызбен бөлісу: |
