Лауазымдық міндеттері. Офистің дайындық және ұйымдастыру жұмыстарын қамтамасыз етеді: офистің қызметкерлер құрамының жұмыс орының ұйымдастыруын басқаруды жүзеге асырады, офистік жабдықтарды тексеруді ұйымдастырады (компьютерлерді, көшірме аппараттарын, телефондарды, көшірме машиналарын және т.б) пайдалануға даярлық пәнің анықтау мақсатында, офис жайының санитарлық жұмыс жағдайын тексереді (жарық, ауаны желдету, температуралық режим). Офистің жұмысын бастауға қажетті және офис қызметкерлерінің алдына қойылған ағымдағы мәселелерді шешу үшін, құжаттарды, материалдарды, ақпараттарды дайындауды ұйымдастырады. Офис қызметкерлерін визит карточкасымен (бейдждермен, т.б) қамтамасыз етеді. Офис қызметкерлерін басқарады (хатшы, референттер, аудармашылар, курьерлер, жүргізушілер және басқалар), олардың арасындағы міндеттерді бөледі, қызметкерлердің жауапкершілік дәрежелерін анықтайды, жұмыс сапасының белгісін бағалауды және жұмыс сапасының стандартын жасайды, жұмыс тиімділігін талдайды, қабылданған шешімдердің орындалуына бақылау жасайды. Сөйлеу мәдениетін сақтай отырып, телефондық келіссөздерді жүргізуін жүзеге асырады (кіріс қоңырауларын қабылдау, шығыс қоңырауларын басқару, қонырауларды қайыра жолдауды, телефонограммаларды қабылдау және жіберу). Хатшылардың сөйлеу мәдениетін бақылайды. Офистің және жалпы ұйымның жұмысын жақсарту бойынша ұсыныстарды ұйым басшысының қарауына енгізеді. Офис қызметкерлерінің белгіленген киім стандарттарын және офистік сыртқы түрінің сақтауларына бақылауды жүзеге асырады. Офиске қажетіне шығындалатын бюджетті жүргізеді және жасайды. Офис жұмысына қажетті, офисті кеңсе тауарларымен, шығыс материалдарымен және басқа да тауарлық – материалдық құндылықтармен қамтамасыз етуді ұйымдастырады (офиске қызмет көрсету және материалдық – техникалық қамтамасыз ету қажеттілігін анықтайды және талдайды, кеңсе тауарларына, шығыс материалдарына және т.б жоспар құрады, кеңсе тауарларын және шығыс материалдарының бар болуын тексереді, ұсыныстарды, баға құрамын, жеңілдік жүйесін талқылайды; жеткізушілерге өтінімдер жіберуді қамтамасыз етеді; шарттар жасайды). Тауарлық –материалдық құндылықтарды қабылдау тәртібін анықтайды, сенімхаттарды рәсімдейді, офис жұмысына қажетті жеткізілген тауарлардың, шығыс материалдарының және басқа да тауарлық – материалдық құндылықтардың төлемдерін ұйымдастырады, төлеу құжаттарын рәсімдейді. Кеңсе тауарларын, шығыс материалдарын және басқа да тауарлық – материалдық құндылықтарды қабылдауды және есепке алуды ұйымдастырады. Офис жұмысына қажетті кеңсе тауарларын, шығыс материалдарын және басқа да тауарлық – материалдық құндылықтардың сақталуын қамтамасыз етеді және офис қызметкерлеріне заттар мен жұмыс құралдарын береді. Жұмыс міндеттерін орындау үшін берілген тауарлық – материалдық құндылықтар үшін материалдық жауапты қызметкерлерді тағайындайды; бір материалдық жауапкершіліктегі тұлғадан екіншісіне беру кестесін анықтайды. Офистік оргтехниканы жұмысқа пайдалануды ұйымдастырады (компьютерлер, принтерлер, көшірме аппараттарын, телефондарды, мини-АТС, көшірме машиналарын, диктофондарды және тағы басқа); офис жабдықтарының, коммуникациялардың тиісті күйіне бақылау жасайды; офистің оргтехникасының және басқа да жабдықтардың бүлінгені анықталғанда жөндеу жұмыстарын жүргізу және басқа да техникалық қызмет түрлерін көрсету үшін мамандарды шақырады. Қонақтарды, делегацияларды, әріптестерді, клиенттерді күтіп алу, қабылдау, тіркеу және қажетті қызмет көрсетуді ұйымдастырады; визит карточкаларын қабылдау, олардың мағынасына талдау жасау, оларды сақтау; келіссөздерді, тұсаукесерлерді, конференцияларды, семинарларды және басқа да шараларды материалдық-техникалық қамтамасыз етеді. Іскерлік келіссөздерді ұйымдастырады және жүргізеді (іскерлік кездесулерді жоспарлайды, іскерлік келіссөздер жүйесін анықтайды, этикет ережесін сақтай отырып, келіссөздерді және хаттамаларды басқарады, келіссөздердің құжаттық рәсімделуін басқарады, іскерлік келіссөздердің қорытындысын талдайды). Іс жүргізу жөніндегі жұмысты үйлестіреді (іс жүргізу стандарттарына сәйкес құжаттарды рәсімдеу, тіркеу, олардың өтуі, сақталуын және құжаттардың алуы), офистің құжат айналымын ұйымдастырады, іскерлік хат жазысуды жүргізеді. Офис шаруашылығына түгендеу жүргізеді. Офис қызметкерлерінің еңбек тәртібіне бақылау жүргізеді (офистің күн тәртібін жасайды, оның сақталуын бақылайды, бұзылуының есебін жүргізеді, бұзу себептерін талдайды және офис жұмысының күн тәртібін және еңбек тәртібін бұзуға жол бермеу шараларын қолданады. Офис қызметкерлерін ынталандыру және тәртіптік жауапкеоршілікке тарту жүйесін әзірлейді және енгізеді, офис қызметкерлерін материалдық және моральдық ынталандыру жүйесінің іске асырылуына бақылау жүргізеді. Офис қызметкерлеріне жұмыс барысында туындайтын проблемаларды шешуде көмек көрсетеді, шиеленіскен жағдайлардың алдын алу шараларын қолданады. Басшылықтың бұйрықтары мен өкімдерінің орындалуын тексереді. Офис жұмысының аяқталуын және жаңа жұмыс күніне дайындықты үйлестіреді (жұмыс орындарын ретке келтіру, офис жабдықтарын, оның ішінде жарықты өшіру, күзет дабылы және т.б. іске қосу).
Білуге тиіс: қаржы-шаруашылық қызметті және ұйымның әлеуметтік-тұрмыстық дамуына қатысты басқа да мәселелерді реттейтін Қазақстан Республикасының заңнамалық және басқа нормативтік құқықтық актілері; офис жабдықтары және олардың жұмыс істеу қағидаттары; офис қызметкерлерін іріктеу және орналастыру қағидаттары, офис персоналын басқару қағидаттары; стратегиялық және тактикалық жоспарлау әдістері; бақылау іс-шараларын жүргізуді бақылау қағидаттары мен әдістемесі; офистің ұйымдастырушылық құрылымын құру қағидаты; қызмет саласы және офис қызметкерлері жауапкершіліктерінің түрлері; ынталандыру әдістері мен ынталандыру стратегиясы; басқарманы құжаттамалық қамтамасыз ету негізі және іс жүргізу негіздері; бағдарламалық қамтамасыз ету негіздері; құжат жасау ерекшеліктері, олардың түрлері және мәтін құрылымы; офисті жарақтандыруды ұйымдастыру әдістері; шаруашылық шарттарға заң жүзінде қойылатын талаптар және оларды жасау тәртібі; экономика және бухгалтерлік есеп негіздері; іскерлік этикет; фоисті техникалық жарақтандыру; оргтехниканы пайдалану ережесі; ішкі еңбек тәртібінің ережесі; Қазақстан Республикасының еңбек туралы заңнамасы; еңбек қауіпсіздігі және еңбекті қорғау, өндірістік санитария ережелері, өрт қауіпсіздігінің талаптары.
Біліктілікке қойылатын талаптар. Тиiстi мамандық бойынша жоғары (немесе жоғары оқу орнынан кейiнгi) бiлiмі, «Офис–менеджер» бағыты бойынша қосымша даярлық (курстар, класстар), әкімшілік жұмыстағы тәжірибесі және мамандығы бойынша кемінде 2 жыл жұмыс стажы болуы тиіс.
Достарыңызбен бөлісу: |
